פלייבוק לשעת שחיקה

כשאני מסתכלת על ארגונים בזמן האחרון אני מרגישה שעולות מהשטח תחושות קשות. המשק שלנו נמצא בסטרס הולך ונבנה כבר הרבה מאד זמן, שלא נוצר שנים (מאז פרוץ הקורונה- בואכה משבר כלכלי  עולמי ופוליטי מקומי ועכשיו מלחמה). הדבר מורגש במודע בחלק ניכר מהארגונים.

ברגעים כאלו היכולת שלנו לעצור ולכוון את הדברים היא קריטית. יש לנו אחריות בידיים וגם אם אנחנו לא יודעים איך, אנחנו יודעים שאנחנו חייבים לתת את הדעת לנושא.

אני זוכרת את התחושות האלו שחוויתי בעצמי ואני רואה את הלקוחות שלי חווים את הקושי הזה בתקופה הנוכחית. הרגע הזה שבו אנחנו מבקשים כלים.

אז החלטתי לשתף אתכם בסט של שאלות שאספתי והוכיח את עצמו בשטח בהצלחה רבה. בסיס השאלות הזה, יוכל לתרום להבנה שלכם, כמנהלים בכירים בהקשר של מה קורה לכם ברמה האישית, ברמת ההנהלה שאליה אתם שייכים, ובהיבט של העובדים שאתם מנהלים. אין פה שום הכרח לקחת וליישם את כל השאלות. גם מקבץ קטן יכול לקחת אתכם כמה צעדים מהותיים קדימה.

הנה השאלות שהן הפלייבוק האישי שלי לשעת שחיקה:

---

נקודת המוצא שלי כמנהל/ת:

כלפי עצמי:

1. מה אני מנסה לפתור כרגע? (קושי/ אתגר ניהולי, טכנולוגי, מוצרי, עסקי)

2. האם אני מנהל את הזמן שלי כ- 70% לפחות בצורה יעילה?

3. מה גורם לי לסטות מהמשימות החשובות?

4. איך אני יכול למנוע את זה?

5. במי אני יכול להיעזר?

6. האם בחודש האחרון פיתחתי או אימצתי מיומנות חדשה שתעזור לי באופן מידי לפתור את הקושי/ אתגר שאני מתמודד איתו כרגע?

7. מתי נתתי לעצמי לקרוס בפעם האחרונה?

8. האם אני עובד בסביבה/ תרבות ארגונית שמאפשרת תחושת בטחון, שייכות ומשמעות?

כלפי המנהלים שאני מנהל:

9. האם אני מעביר ציפיות ברורות ומספק משאבים מספקים למנהלים שמדווחים אליי?

10. האם המנהלים שלי יודעים באילו מצבים ובאילו סיטואציות נכון שיפנו אלי כדי שאעזור להם להתקדם במשימות שלהם?

11. האם אני מקיים ערוצי תקשורת פתוחים, שוטפים ובאופן קבוע עם המנהלים שלי?

12. האם יש להם יעדים ברורים ומדדי הצלחה להשגת היעדים העסקיים?

13. האם אני מקשיב לקשיים ולחששות של המנהלים ונותן להם תחושה שאני מטפל בהם?

14. מה המנגנון דרכו אני פותר אינטרסים מתנגשים של ההנהלה / קונפליקטים?

15. האם אני מאפשר להם לטעות?

16. האם אני מפרגן להם במלים/ במעשים/ במחוות על הצלחות שלהם?

17. האם אני משקף להם את משמעות העשייה שלהם והתרומה שלהם להצלחת הארגון?

18. האם אני מתחשב בצרכים האישיים/ פרטיים שלהם כמו זמן בית- עבודה?

כלפי העובדים:

19. האם יש להם יעדים ברורים לטווח קצר?

20. האם יש להם הכוונה וליווי ראויים מהמנהלים שלהם?

21. האם אני ממוקד בחיזוק עבודה משותפת ותקשורת פתוחה?

22. האם אני מזהה ומכיר בהישגים של עובדים?

23. האם מגבלות ואילוצים מתוקשרים לעובדים?

24. האם מתאפשרת לעובדים תרבות של לטעות ופיתוח עצמאות ועצמיות מתוך הטעות?

---

ניהול משברים:

כלפי עצמי:

25. איך אני שומר על קור רוח ומנהיג בצורה יציבה ואמינה?

26. מתי אני מתנהג בתוקפנות והאם זה משרת אותי?

27. האם אני מזהה ויודע להתמודד עם החרדות והלחצים האישיים שלי?

28. איפה אני "מאבד את זה" ואיך אני יכול להימנע מזה?

29. האם אני מקדיש זמן לתכנון והיערכות לקראת אתגרים עתידיים?

30. האם אני מתקשר למנהלים שלי מה שמקדם את תוכניות העבודה וההתחייבויות ללקוחות ולמשקיעים, או שאני מתקשר הכל ומוריד למטה בלי סינון?

31. האם אני מתייעץ עם קולגות שחוו/ עברו תקופות משבר? האם אני מסכים לעצמי לקבל עזרה?

כלפי המנהלים שלי:

32האם אני מעביר הנחיות ברורות למנהלים על אופן התמודדות עם המשבר?

33. כמה משאבים אני מקצה להם להתמודדות עם האתגר המשברי והאם זה מספיק?

34. האם אני פותח ערוצי תקשורת ישירים עם המנהלים לצורך העברת מידע ותמיכה?

35. האם אני משקף מידע באופן עקבי ואמין?

36. האם אני משדר אמונה ואופטימיות שמשבר הוא הזדמנות או פסימיות וחידלון?

כלפי עובדים:

37. האם אני יכול להיזכר בסיטואציה שבה הסברתי את המצב ואת הצעדים הנדרשים בצורה ברורה? איך אני יודע שהייתי ברור? והאם זה יכול לשרת אותי כרגע מול העובדים?

38. האם אני מעודד גמישות ויצירתיות דווקא עכשיו?

39. האם אני מספק תמיכה רגשית וגיבוי לחברי הצוות?

40. האם תדירות התקשורת והעברת המידע סביב המצב המשברי היא מספקת? ואיך אני יודע לאמוד את זה?

אני רוצה לדבר עם הילה

---

ניהול שינויים:

כלפי עצמי:

41. האם אני מוביל את השינויים בצורה ברורה ועקבית?

42. כמה מהר קל לי להפנים וליישם שינויים?

43. איך אני מגיב ומה אני חושב שנכפה עליי שינוי (אם לא אני זה שביקשתי או יצרתי אותו)?

44. מה המדד שלי להקשבה אמיתית? והאם אני יודע ליישם הקשבה נוכחת ופעילה?

45. איפה שמתי בלו"ז זמן להבנת השלכות השינוי על התרבות והאסטרטגיה הארגונית בטווח קצר והסיכונים בטווח הארוך?

46. האם אני יודע להעריך מחירים ורווחים של השינוי?

47. האם יש לי כלים ופרקטיקות בניהול שינוי?

48. האם אני פתוח לקבלת משוב ולהתאמת תהליכי השינוי במידת הצורך?

49. האם אני יודע למפות ולזהות מי הם השותפים שלי/ שגרירים- סוכני שינוי שיכולים לתמוך בי ביישום והטמעת השינוי על מנת לשמר רצף עסקי?

כלפי המנהלים:

50. מה הציפיות הברורות שלי מהמנהלים לגבי תפקידם ביישום השינויים?

51. על מי המהלכים שאני עושה מאיימים?

52. אילו כלים אני מספק דווקא למנהלים שלי בהתמודדות עם השינוי?

53. האם אני פותח ערוצי תקשורת לשיתוף משוב והפקת לקחים במהלך תהליך השינוי?

54. האם יש לי יכולת לזהות את המתנגדים לשינוי ומה אני צריך לעשות כדי לגייס אותם לטובת יישום השינוי?

כלפי העובדים:

55. מה עומק השינוי שנדרש כרגע? וממתי הוא תקף?

56. מי ומה מושפעים במיידי מהשינוי, מי במעגלים השני והשלישי?

57. האם אני מתקשר את הצורך בשינוי ואת היתרונות הצפויים ממנו?

58. למה אני מערב חבר צוות כזה או אחר בתהליך X או Y? ובאיזה שלב אני מערב אותו/ה?

59. האם אני מספק מידע, ידע, כלים, הגדרות מספקות לצוות לצורך יישום השינויים?

60. האם אני יודע לזהות את המתנגדים לשינוי ולעשות עם זה משהו כדי לנסות לרתום אותם?

---

תרבות ארגונית:

כלפי עצמי:

61. מה הערכים והאתיקה לפיהם אני הולך?

62. האם נשברו קוים אדומים שלי בזמן האחרון? מה/ מי גרם להם להיחצות?

63. האם אני מהווה דוגמא אישית בהתנהלות שלי?

כלפי המנהלים:

64. האם אני מדריך את המנהלים כיצד ליישם את הערכים והנורמות התרבותיות בצוותיהם?

65. מה אני דורש מההנהלה כדי ליצור סביבות עבודה תומכות תרבותית?

66. האם אני יכול לזהות פערים ערכיים דווקא בתקופה מוקצנת שאינה שגרה, ביני לבין המנהלים שלי מבחינה ערכית?

67. האם יש פערים ערכיים בין המנהלים שלי וביני ובין מטה החברה (נכון לחברות גלובליות שיש להן נציגות בישראל)?

כלפי העובדים:

68. איך שומרים על הערכים והנורמות התרבותיות הרצויות בעת הנוכחית?

69. האם אני מכיר בהישגים ובהתנהגויות התומכות בתרבות הארגונית הרצויה?

70. עד כמה אני משמר ומתחזק טקסים, שגרות ותקשורת פנים ארגונית שתומכים בתרבות הארגונית שחשוב לי לשמר?

---

איכות ושיפור מתמיד:

כלפי עצמי:

71. איך אני מציב יעדים ומדדי ביצוע ברורים לשיפור האיכות והיעילות ברמה הרבעונית/ שנתית?

72. איזה מערכות סביבי משרתות אותי ואילו מערכות אני משרת וצריכות לעוף החוצה?

73. מה אני עושה כדי להמשיך ללמוד, להתפתח ולשפר את עצמי?

כלפי המנהלים:

74. האם אני קובע ציפיות ברורות לשיפור איכות ויעילות מהמנהלים ומצוותיהם?

75. איך אני מבקש משוב קבוע ממנהלים על חסמים ואתגרים בתהליכי השיפור?

76. האם אני משתף מנהלים בהצלחות ותובנות כתוצאה מיוזמות שיפור?

77. איפה השחיקה מונעת/ חוסמת את ההתפתחות? עומסים / צווארי בקבוק/ אי ודאות / צוותים חסרים כא?

כלפי העובדים:

78. האם אני מערב את חברי הצוות בזיהוי הזדמנויות לשיפור ושינויים נדרשים?

79. איך אני מאפשר לצוות לקחת סיכונים מחושבים ולנסות גישות חדשניות?

80. מתי אני מספק למידה, הדרכה וכלים לשיפור מיומנויות ותהליכי עבודה?

81. האם אני מוודא שיש לצוות כלי מדידה כתפישה בסיסית לניהול וביצוע היעדים והמשימות שלהם?

82. האם קיימת שגרת 'חקר כשל' ולא ממקום של אשמה, אלא ממקום של חיזוק אחריות לעשות משימות טוב יותר?

83. האם קיימת שגרת ציון וחגיגת הצלחות?

84. האם אני מאפשר משבו הדדי לעובד- מנהל?

85. הם אני מאפשר לעובדים להגדיר לעצמם יעדים ותוכניות עבודה?

---

מוטיבציה, חדשנות והשראה:

כלפי עצמי:

86. האם אני משוכנע ומאמין במטרה והמשמעות לעבודה שלנו?

87. מה אני מפגין אמונה בצוות ומבטא ציפיות גבוהות מהישגיהם?

88. איך אני משמש השראה לצוות מבחינה אישית ומקצועית?

89. איזה תפקיד אני לוקח על עצמי בהובלת צוות המנהלים שלי והעובדים בהיבטים של מוטיבציה חדשנות והשראה? איך זה נראה בפועל?

כלפי המנהלים:

90. איך אני מבקש מהמנהלים להפגין מנהיגות משפיעה ומוטיבציונית? ואיך אני יודע שזה מצליח?

91. האם אני נותן כבוד ומעריך את המאמצים והתרומה של המנהלים? מפרגן על הדרך ולא בהכרח רק על התוצאה?

92. האם אני יכול לזהות מי יכול לקבל אחריות נוספת על תפקיד הקשורה לתחומי התשוקה והסקרנות של המנהל/ת?

כלפי העובדים:

93. האם אני מכיר בהישגים של חברי הצוות ומעריך את תרומתם?

94. איך זה נראה כשאני מכיר בכך?

95. האם יש לי פייבוריט והאם הוא יודע את זה?

96. כמה אני מאפשר לחברי הצוות להביע רעיונות, לקחת יוזמות ולהשפיע?

97. האם אני יודע לזהות את החוזקות של כל אחד מחברי הצוות ולמנף אותם בעוד אחריות?

98. האם אני מקשיב לצרכים וחששות, רצונות של חברי הצוות ומטפל בהם?

99. האם אני מתקשר עתיד ואיזה עתיד באופן קבוע?

---

חיבור בין חלקי האסטרטגיה:

כלפי עצמי:

100. במיוחד ברגע הזה, האם אני מבין היטב את האסטרטגיה של הארגון?

101. אני בכלל מסכים איתה?  

102. מתי אני מקשר החלטות ויוזמות לאסטרטגיה הכוללת?

103. האם אני תורם רעיונות והצעות לפיתוח וביצוע האסטרטגיה?

כלפי המנהלים:

104. האם אני עובד עם המנהלים לתרגם את האסטרטגיה ליעדים וגזירות משימה ברורות?

105. האם אני משתף מנהלים בפיתוח האסטרטגיה ובהערכת השלכותיה?

106. האם אני מנהל דיאלוג רציף עם מנהלים לווידוא עקביות ואחידות ביישום האסטרטגיה?

107. האם למנהלים יש תפקיד מוביל מול בורד/ משקיעים?

כלפי העובדים:

108. איזו התנהגות מעידה על כך שהצוות מבין ומיישם את האסטרטגיה והחזון?

109. באיזו צורה מקשרים בין תפקידי הצוות לאסטרטגיה הכוללת?

110. האם אני מזמין רעיונות ופרספקטיבות חדשות מהצוות לגבי האסטרטגיה?

---

חוסן והתמודדות עם לחץ:

כלפי עצמי:

111. האם אני משמר שפיות וריכוז גם בעתות לחץ וקושי?

112. מה הפרקטיקות שלי לניהול מצבי לחץ באופן אפקטיבי? 

113. האם אני מקפיד על איזון נכון בין עבודה לחיים אישיים?

114. מתי אני לא מצליח והאם יש שם דפוס חוזר?

115. ממה אני נמנע ודוחה? ומה אני לא מפסיק לעשות?

כלפי המנהלים:

116. האם אני מעודד את המנהלים לשמור על איזון ועל גבולות בריאים בינם ובין הצוותים שלהם? בינם וביני? בינם ובין שאר חברי ההנהלה?

117. האם אני מרגיש שהם מובילים ומנהלים את המשבר גם אם אני לא אהיה נוכח בחדר/ אהיה במילואים? בנסיעת עבודה? במילואים?..

כלפי העובדים:

118. האם אני מקפיד לשמור על תקשורת נינוחה גם בעתות לחץ?

119. מה הכלים והתמיכה שאני מספק לחברי הצוות להתמודד עם לחצים?

120. האם אני מציב גבולות ומכבד פרטיות של חברי הצוות?

121. האם אני אימפולסיבי, או יודע לספור עד 10 לפני שאני פועל מול הצוות?

122. כמה אני משקיע זמן בתכנון אל מול ביצוע?

123. עד כמה אני מתערב בעצמי ועוקף מנהלים ישירות מול העובדים?

124. עד כמה אני פותר בעיות, אל מול מאפשר שהפתרונות יגיעו מהצוות?

125. עד כמה סביבת העבודה מאופיינת בסגנון של כיבוי שריפות אל מול ניהול משימות ויעדים

126. האם יש הרבה היעדרויות בצוות? חולי/ חופשה

127. האם עובדים מפגינים נוכחות פיזית או וירטואלית מספקת?

---

תקופות מאתגרות מחייבות אותנו כמנהלים בכירים להפגין מנהיגות איתנה, הבנה של צרכי הצוות, ראיה אסטרטגית וגמישות בחשיבה ובפעולה. על ידי הקפדה על שאילת השאלות הנכונות מעצמנו ומהסובבים אותנו, נוכל להמשיך ולהתקדם לעבר המטרות שלנו.

הדוגמא האישית שלכם והערכים שאתם מקרינים חשובים מתמיד. נצלו את הזדמנויות הצמיחה שמשברים מעניקים - הזמן להכיל שינוים שלא חלמנו עליהם קודם, מיקוד במה שחשוב, קבלת אחריות, הפגנת ערכים, פיתוח יכולות חדשות ויצירת השפעה חיובית על הארגון וצוותיכם, זיהוי מובילים שנחבאו אל הכלים עד כה, וכן גם לדעת להיפרד ממי שזקוק לסביבת עבודה שונה מזו שאתם יכולים להציע.

אתם גדולים מתמיד, בדיוק ודווקא עכשיו.

איזו שאלה תפשה או נגעה בכם במיוחד?